El tema de que las personas de un equipo se pidan tareas de unos a otros de una forma poco optimizada,
ocurre hasta en las mejores casas.

Bueno, mentira, en la mía no, ocurría, pero ya no.

El tema es que estaba hasta los mismísimos de que una tarea se pudiera completar en 1 hora, pero finalmente
se necesitara cerca de 3 horas entre idas y venidas, lo que quería decir vs lo que has entendido, lo que
esperaba vs lo que me entregas…

Así que durante meses trabajé en cómo estructurarlo para que ese proceso fuera óptimo.

Te compartiré el documento que utilizamos en todas mis empresas donde detallamos cómo se debe crear y
solicitar una tarea para que el proceso sea perfecto y no haya pie a interpretaciones.

Una formación con el más mínimo detalle y varios ejemplos para que tan sólo debas entregárselo a tu equipo y
que a partir del día siguiente, comiencen a solicitarse las tareas los unos a los otros con esta estructura.

0 trabajo para ti, bueno sí, te he escrito un par de páginas exclusivas para ti, el resto todo para tu equipo.

10 minutos de lectura por tu parte y se lo pasas a tu equipo,

30 minutos de estudio por cada persona de tu equipo y las tareas empezarán a completarse en la mitad de
tiempo.

Podría decirte que te ahorraré un 20% en costes estúpidos de tiempo en tareas, pero no lo tengo medido.

Pero sí, muy probablemente te ahorre eso en tiempo de tu equipo.

30 minutos de estudio para tu equipo donde les formaremos en los siguientes puntos de una tarea bien definida:

Algo tan básico, como útil y poco aplicado:

Por supuesto, también ejemplos para que no les quede ninguna duda:

Y por último, para verificar que se ha hecho un trabajo correcto:

1. Estados de una tarea
Una tarea, como la mayoría de cosas en la vida, pasa por diferentes estados.

Y como todo en la vida, conocer en qué estado se encuentra cada cosa, te aporta mucho muchísimo.

Lo mismo con las tareas.

No basta con crearlas con una Estructura A-Z.

Una vez creadas, es cuando empieza lo más impredecible.
No debes olvidar que una tarea está viva, va avanzando en diferentes estados y es importante que tú y
cualquier persona de tu equipo sepa:
- En qué estado está
- Qué quiere decir que esté en ese estado

TOTAL

En este bonus te comparto los estados de las tareas de mis empresas para que puedas copiarlo tal cual, cogerlo de ejemplo y modificarlo, inspirarte o llámalo X.

Espero que te aporte tanto como a todas las empresas a las que ya se lo he compartido.

Como ya hemos comentado, los estados de una tarea sirven para controlar y saber en qué estado está la
tarea que he asignado o estoy realizando.

En este bonus, te voy a compartir la documentación específica que tenemos en mis empresas para las
prioridades de las tareas para Zoho Projects. Ya sabes o deberías saber que soy un friki de Zoho, así que
Zoho Projects es mi plataforma para proyectos y tareas.

Podrás aprovechar el 85% aprox. de lo que aquí te comparto independientemente de la plataforma que
uses para gestionar proyectos y tareas en tu empresa.

2. Prioridades de una tarea
Lo importante,
lo urgente,
lo importante y urgente,
lo blablbalubluabau

AL LORO!

Esto nos ocurre a todos, y en todas las empresas,
en las mías también ocurría.

Ahora mucho menos,
pero es algo que difícilmente podrás erradicar al 100%.

A menudo, tenemos más trabajo del que podemos sacar en el tiempo en el que nos lo piden y debemos
priorizar unas tareas sobre otras.

Cuando te encuentras en esa situación,
ocurre algo,
algo tan importante como difícil de gestionar.

Muy probablemente, la persona de tu equipo que ha recibido la tarea,
no sepa qué prioridad tiene esa tarea dentro de la empresa.

No solamente no sabrá la prioridad que tiene,
tampoco es la persona indicada para decidir qué tarea es más prioritaria que otra.
Algo que nos pasaba en mi antigua empresa y que a día de hoy aún me crispa,
¿Cómo va a decidir el diseñor qué diseños son más prioritarios que otros?
Luego pasaba lo que pasaba...

TOTAL

Por ello es muy importante que quien cree la tarea, indique la prioridad que tiene esa tarea.
De esta manera, quien la deba realizar, podrá gestionar los tiempos de las tareas pendientes si lo necesita.

Sí, sé que le hemos puesto una fecha de entrega de esa tarea, e idealmente debería cumplirse,
pero todos sabemos que los días tienen las horas que tienen y que a veces aparecen ciclones en las
empresas que destrozan toda la planificación.

Tú como CEO lo sabes y deberías aceptar esta dura realidad.
Que en resumen es el siguiente:
demasiado a menudo las tareas y los proyectos no salen en fecha.

Con esto en mente,
y para que esos retrasos disminuyan a su mínima expresión,
te comparto las prioridades con las que trabajamos las tareas en mis empresas,
para que de nuevo, te inspires, copies… lo que te vaya mejor vaya.

3. Mail presentación Estructura A-Z para tu equipo
Sé que debo ponerte las cosas fáciles o te dará pereza implementarlas.

Yo también fui un joven Padawan de la optimización de mi equipo, así que sé todos esos puntos que
molestan, frenan o te encallan...

Algo tan sencillo como presentar la nueva flamante Estructura A-Z para describir tareas a tu equipo,
¿Por dónde empiezo?
¿Cómo se lo comunico?

Tranquilo, ya he redactado un mail para ti.
- Copiar
- Pegar
- 4 pinceladas para que se adapte a tu empresa
- Enviar a todos

Ya estáis en marcha.

Por cierto, la estructura de este mail puedes aprovecharla para cualquier otra nueva implementación que
vayas a hacer en tu empresa ;-)